第一章 总 则
第一条 为加强我校学生档案的管理，使我校学生档案管理工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生档案管理办法》以及《普通高等学校学生管理规定》的有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。
第三条 学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则。
第四条 本办法适用于普通本科生、第二学士学位生、研究生的档案管理。继续教育学院和国际教育学院学生档案的管理工作，参照本办法执行。
第二章 学生档案管理机构及其职责
第五条 学生处学籍管理科和研究生思想政治工作办公室是我校学生档案管理的工作机构。学籍管理科负责普通本科生、第二学士学位学生的档案管理工作，研究生思想政治工作办公室负责研究生（含博士、硕士）的档案管理工作。
第六条 学生档案管理部门的职责是：
（一）在校学生档案材料的收集、整理及归档；
（二）在校学生档案的查阅；
（三）毕业生档案的转递；
（四）因故退学、被开除学籍学生档案的转递；
（五）户档保留学生档案及遗留档案的管理；
（六）其它有关档案管理的事项。
第三章 学生档案的内容
第七条 我校学生的档案应包括以下材料：
（一）招生材料：报名登记表、政治审查表、招生体检表等；
（二）学习材料：学习成绩单；
（三）学籍材料：入学登记表、学籍卡片、学位授予决定以及休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料；
（四）毕业材料：毕业生登记表、毕业生体检表、就业报到证副联；
（五）党团组织材料：学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料，包括入团、入党申请书、外调材料、思想汇报、入团、入党志愿书、转正申请书等；
（六）考核及奖励材料：学年度综合测评表以及获校级以上表彰奖励登记表；
（七）处分材料：学生在校期间因违反校规、校纪，触犯国家法律而受到处分、处理的材料；
（八）贷款材料：申请国家助学贷款的有关材料；
（九）应当归档的其他材料。
第八条 对于定向和委培研究生，除第七条所规定的档案材料以外，还应根据合同规定将毕业证书归入其档案，转递到定向或委培单位。
第四章 学生档案的收集
第九条 本科生及第二学士学位学生入学时，其档案由学校招生办公室统一接收，然后移交至学生处学籍管理科；研究生的档案由各学院在研究生录取前调档并进行政审，待研究生入学以后，由各个学院移交至学生处研究生思想政治工作办公室。
各学院应指定专人负责研究生录取的政审和档案的移交工作，移交工作应在学生入学后一个月内完成。
第十条 学年结束后，各个学院应以年级为单位，将上学年度形成的档案材料进行整理并移交档案管理部门归入学生档案。档案材料的移交工作应在开学后一个月内完成，毕业生档案材料的归档工作应在毕业生离校前完成。
第十一条 档案材料应真实、完整、文字清晰，并注明承办单位及时间，档案材料不得涂改。
第十二条 档案材料须由组织部门审查盖章的，应加盖公章；个人文字材料应有本人签字。
第十三条 档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写，以便长期保存。
第五章 学生档案的保管和使用
第十四条 学生档案应在学生处设立的档案室集中保管，学生处应指定专门的工作人员负责学生档案的管理工作。
第十五条 学生档案的保管应严格遵守国家及学校有关档案管理的安全规定。
第十六条 因工作需要，经学生处分管处长批准，组织部门或用人单位工作人员、学生辅导员和班主任可以查阅学生档案，查阅学生档案应在学生档案室进行，并履行登记手续。学生不得查阅本人或他人档案。
第十七条 查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。
第十八条 学生档案一律不得借出。
第十九条 查阅学生档案时，不得擅自复制学生档案材料；确因本人或工作需要的，经学生处分管处长批准，方可复印。
第六章 学生档案的转递
第二十条 学生毕业后，学生档案应及时转出。就业、升学的学生档案，应转至新的接收单位；出国留学、参加二次就业、申请不就业学生的档案，转递回学生原籍；户档保留学生的档案，根据当年的就业政策办理。
学生退学、被开除学籍的，其档案应退回家庭户籍所在地。
第二十一条 学生档案原则上应通过机要转递，也可由接收单位派专人领取。学生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的，应由学生本人到档案管理部门办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的，由学生本人承担责任。
第二十二条 通过机要转递的学生档案，应根据机要局的要求填写《机要文件交寄单》；通过其他方式转出的学生档案，要认真填写《档案转递单》，逾期一个月未收到回执的，档案管理部门要及时催问，以防丢失；对转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。《机要文件交寄单》和《档案转递单》回执要妥善保管，以备日后查询。
第二十三条 转递出的学生档案材料必须完整齐全，严禁扣留学生档案材料。
第二十四条 学生毕业离校后，学校有关部门和学院应及时将应由学校长期保存的材料移交至学校综合档案室。移交工作应在毕业生离校后一周内完成。
学生处学籍管理科应移交的材料包括本科生及第二学士学位生的毕业生名册、学籍卡片、成绩单、在校期间奖惩材料等；学生就业指导与服务中心应移交的材料为本年度毕业生的就业方案；研究生院培养办公室应移交的材料为学校当年毕业研究生名册和学籍卡片；各学院应移交的材料包括本院毕业研究生的学位申请书、学位授予决定书、成绩单、在校期间奖惩材料、论文答辩评议书等。
第七章 学生档案管理的纪律
第二十五条 学生档案管理工作人员在进行档案材料的收集、借阅、归档、转递等工作时，必须严格履行本办法的有关规定。
第二十六条 有关单位或个人查阅、借阅学生档案，必须严格遵守档案管理的各项规定。
第二十七条 对违反档案管理的学校工作人员，由主管部门进行批评教育，责令改正；情节严重的，由学校纪检监察部门给予党纪政纪处分；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。
第八章 附 则
第二十八条 本办法由学生处负责解释。
第二十九条 本办法自公布之日开始执行。
